Accord-Cadre pour la Collecte et vérification des documents fournisseurs

Objectif L’objectif est d’acquérir une solution externalisée de collecte et de vérification des documents fournisseurs, notamment pour répondre aux obligations réglementaires (telles que l’obligation de vigilance). Cette solution a vocation à être ouverte à toutes les entités du Groupe EDF. Contexte d’utilisation La solution sera utilisée dans le cadre des consultations, de l’exécution des marchés et des commandes afin de vérifier la conformité des fournisseurs à ses obligations légales ou assimilées. La solution sera également consultée par le personnel d’accueil se trouvant sur les sites industriels lors du contrôle d’accès s’appliquant aux salariés détachés/étrangers des fournisseurs et de leurs sous-traitants : ce contrôle consiste à vérifier que ces salariés sont nominativement déclarés et donc identifiés sur les justificatifs demandés au fournisseur dans le cadre de l’obligation de vigilance (visant à lutter contre le travail dissimulé). Information sur la situation actuelle Actuellement, certaines Directions sont outillées d’autres pas. Une migration de données sera à envisager. Enjeux et besoins à couvrir L’enjeu principal est de proposer une solution unique de collecte et vérification des documents fournisseurs à toutes les Directions du Groupe EDF à travers la mise en place d’un marché Groupe. La mise en place de ce marché Groupe permettra de : • mutualiser la surveillance des fournisseurs communs, • améliorer la conformité réglementaire, • simplifier les démarches des fournisseurs du Groupe. La solution devra couvrir les principaux besoins suivants : • Collecter et vérifier les documents permettant de garantir la conformité d'un fournisseur à ses obligations. La liste indicative des documents collectés est disponible en annexe. • Mutualiser la surveillance des fournisseurs communs à EDF et ses filiales. • Permettre la mise sous surveillance d’un fournisseur par flux, fichier ou interface de saisie. • Afficher des tableaux de bord de suivi, une recherche multicritère de fournisseurs et une consultation détaillée des documents par fournisseur. • Permettre à chaque Direction (EDF SA et filiales) de gérer les accès des utilisateurs aux informations (décentralisation des habilitations). • Relancer les fournisseurs n’ayant pas déposé les documents requis. • Assurer une facturation différenciée par entité utilisatrice. Les services devront être mise à disposition sur une plateforme Web, dont la langue pourra être paramétrée (Français et Anglais à minima).