B24-04788-CYB - Appel d'offres ouvert - Prestation de gestion documentaire des activités du DSTG

Le Marché se décompose en une partie forfaitaire (dont une part ferme et une part optionnelle) et une partie estimative définies comme suit : 1 PARTIE FORFAITAIRE 1.1 Part ferme La tranche forfaitaire et ferme comprend 3 missions à réaliser pour les activités conduites au DSTG. MISSION 1 : Gestion documentaire Il s’agit de réaliser : • L’enregistrement en GED des documents reçus en provenance d’autres unités ou d’entreprises extérieures et selon le plan de classement en vigueur (≈ 15 documents / an), dont documents Diffusion Restreinte (DR) • la diffusion de documents (dont DR) et leur enregistrement en GED et/ou dans l’outil GEC en vigueur au CEA (≈ 700 à 900/an). • La gestion associée aux Plans de Prévention (PdP) multi-installation et des documents associés dans la GED des PdP (≈ 150 PdP / an) pour les contrats gérés par le STL sur le centre. Cette activité s’accompagne de : o la création de l’espace GED dédié au plan de prévention, o la convocation préalable au PdP depuis la boîte à lettres générique des ingénieurs sécurité du STL, o la réservation d’une salle adaptée, o la tenue à jour du tableau de suivi des PdP et des dates de revue annuelles pour les contrats pluriannuels. o l’enregistrement en GED (GED PdP spécifique) des documents transmis par les entreprises, la DOT (Déclaration d’Ouverture de Travaux) signée et le plan de prévention signé Le T0 de la demande sera formalisé par un mail d’un ISI du CEA. MISSION 2 : Saisie des demandes d’accès ponctuelles Cette mission consiste à saisir les demandes d’accès sur le centre dans l’outil HORUS (entre 2000 et 3000/an). Les demandes d’accès pour le lendemain doivent être transmises au plus tard avant 15h45 (si besoin pour le lendemain) avec les informations mentionnées via un formulaire à renseigner de manière exhaustive (cf. annexe 1 du cahier des charges). MISSION 3 : Saisie des demandes d’accès en HHO Il s’agit de saisir les demandes dans l’outil Hhonyx (environ 300 / an). Les demandes d’accès pour le lendemain doivent être transmises au plus tard 1 jour avant le besoin avec les informations mentionnées via un formulaire à renseigner de manière exhaustive (cf. annexe 2 du cahier des charges). 1.2 Part optionnelle - Option 1 : MISSION 4 : Mise à jour des plans de classement STL et STIC Suite à la réorganisation du DSTG et donc du STL, le plan de classement doit être modifié en conséquence. La mission consiste à définir ce plan de classement et à réaffecter les documents diffusés depuis 2020 en cohérence avec le plan modifié (≈ 3000 documents). Cette action ponctuelle est à réaliser dans la première année du Marché. - Option 2 : Prolongation de 3 mois de la durée du marché, renouvelable 12 fois Les missions 1 à 3 pourront être prolongées pour une durée de 3 (trois) mois, renouvelable 12 fois. La durée du marché s’étendra donc au maximum sur 60 mois au total (24 mois fermes + 36 mois optionnels). Cette option de reconduction pourra être levée par le CEA, par courrier recommandé avec accusé de réception, avec un préavis de 1 mois avant la prise d’effet. 2 PARTIE ESTIMATIVE Le Marché comprend des prestations spécifiques non prévues dans les prestations forfaitaires, mais entrant dans le domaine du Marché. Chaque prestation spécifique confiée au Titulaire par le CEA, fait l’objet d’une commande particulière, contractualisée sous forme d’une Fiche de Modification sur devis préalable (FDMDP) pour les devis préalables. Le Titulaire ne peut procéder à l'exécution de la prestation tant que la FDMDP correspondante ne lui a pas été notifiée, dûment signée par le représentant habilité du CEA. Cette FDMDP vaut commande et doit porter la référence du présent Marché, ainsi qu'un numéro propre. Le montant défini pour chaque FDMDP est forfaitaire et ferme. L’émission des FDMDP ne peut intervenir que pendant la durée de validité du Marché. Sauf mention dérogatoire et expressément stipulée dans une FDMDP, elles sont régies par les dispositions du Marché. Pour d’avantage d’informations, veuillez vous référer au dossier de consultation accessible sur https://www.marches-publics.gouv.fr avec la référence définie à la section 2.1 (identifiant interne).