Conservation matérielle et autres prestations associées pour les archives du Groupe La Poste

La consultation porte d’une part, sur la prise en charge du stock d’archives existant composé d’archives courantes et intermédiaires et d’autre part sur la prise en charge des nouvelles archives entrantes composées également d’archives courantes et intermédiaires. Les archives de La Poste ont le caractère d’archives publiques. Par conséquent, la conservation de celles-ci est donc régie par les dispositions du livre II du Code du patrimoine, dont certaines s’appliquent au prestataire de stockage sécurisé des archives des entités du groupe La Poste. Les documents d’archives concernés sont de toutes dimensions et potentiellement sur tous types de support (papier, optique, magnétique, microfiches, microfilms et autres matériaux). Les prestations attendues sont notamment la prise en charge des archives (enlèvement et transport), l’intégration des archives, le stockage des archives, la communication* d’archives, la sortie définitive et la destruction. Le prestataire devra stocker les archives du groupe La Poste sur au moins 5 sites répartis équitablement sur l’ensemble du territoire métropolitain. *Dans le domaine de l'archivage physique, la communication des archives désigne l'ensemble des actions et des procédures permettant l'accès et la consultation des documents archivés. La communication des archives vise à rendre les documents accessibles pour des besoins de recherche, culturels, ou pour fournir des preuves légales, tout en respectant les obligations de confidentialité et de protection des données personnelles. Le Prestataire devra mettre à disposition de La Poste un flux EDI pour le suivi des archives de La Poste. Les archives intermédiaires désignent les documents qui ne sont plus d’un usage courant mais qui nécessitent une conservation en raison d’impératifs de gestion ou des raisons juridiques comme la durée de conservation réglementaire. Les archives courantes désignent les documents fréquemment consultés. Les archives papier sont actuellement conservées sur sept (7) sites de stockage en France métropolitaine et les supports magnétiques et optiques sont conservés sur un (1) seul site en France métropolitaine. A titre purement indicatif, les archives existantes portent sur un stock d’environ 124 kilomètres linéaires et les nouvelles entrées prévisionnelles portent sur 4 kilomètres linéaires. Ces chiffres sont donnés à titres indicatifs et ne constituent pas un engagement de la part de La Poste. Outre, les prestations de prise en charge, de gestion et de conservation du stock d’archives existantes et des nouvelles archives entrantes, La Poste pourra commander la prestation optionnelle suivante : le déménagement du stock d’archives existant entre les entrepôts du prestataire actuel et ceux de l’attributaire. Le nombre d’attributaire envisagé est de 1. Le maximum de l’accord-cadre est fixé à 14 000 000 euros hors taxes sur la durée totale de l’accord-cadre, périodes de reconduction comprises.