Préparation et numérisation du stock des dossiers de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) de la Direction de la Protection Enfance et Famille (DPEF)

Accord cadre réservé en application des articles L2113-12 et R2113-7 du code de la commande publique aux Entreprises Adaptées (EA) ou ou Services d'Aide par le Travail (ESAT) mentionnées à l'article L. 344-2 du code de l'action sociale et des familles ainsi qu'à des structures équivalentes lorsqu'ils emploient une proportion minimale de 50%, de travailleurs handicapés qui, en raison de la nature ou de la gravité de leurs déficiences, ne peuvent exercer une activité professionnelle dans des conditions normales. L'objet de cette prestation sera de numériser le stock des dossiers actifs de l'ASE présents en classothèque afin d'avoir une gestion dématérialisée des dossiers. Les enjeux sont multiples. Notamment, faciliter le traitement des demandes de prévention et de protection de l'enfance pour répondre au plus vite aux situations urgentes en donnant accès en simultané aux dossiers à traiter aux différents professionnels de l'ASE au Central et sur les Territoires. La dématérialisation des dossiers de l'enfance contribuera à la réussite de la mise en oeuvre de la territorialisation. Elle permettra aussi de disposer d'un dossier ASE dématérialisé le plus exhaustif que possible. Les enfants en demande de consultation de leurs parcours de vie auront ainsi accès à des dossiers complets, parfaitement rangés. Par ailleurs les opérations d'archivage très chronophage s'en trouveront facilitées et allégées. Enfin le télétravail des professionnels de l'enfance pourra pleinement être mis en oeuvre. De manière informelle : -le nombre de dossiers toutes catégories à numériser est d'environ 20 000 -la volumétrie du nombre de pages à numériser est de 4,5 millions, dont 500 000 pages de séparateurs. Il s'agit d'estimations, une marge d'erreur peut exister. Les prestations devront être assurée sur site dans les locaux du Département de la Gironde - 1 Esplanade Charles de Gaulle 33074 BORDEAUX CEDEX, situé dans le quartier de Mériadeck. Elles seront réalisées dans une salle mise à disposition d'une superficie totale de 101 m² située au niveau 1 dans l'immeuble Solidarité du Département de la Gironde et une salle annexe permettant d'accueillir 6 personnes. Le Titulaire l'aménagera avec son mobilier à sa convenance en tenant compte des prises réseau et électriques disponibles. Aucun matériel (tables, chaises, rallonges électriques, câbles réseau, scanners, imprimantes, etc.) ne sera fourni au Titulaire qui doit apporter son propre équipement. Pour des raisons de sécurité informatique les micros ordinateurs seront mis à disposition du Titulaire par le Département. Les rayonnages sur roulettes dans lesquels seront conditionnés les dossiers seront fournis par le Département. Visite obligatoire du site : Compte tenu de la spécificité des prestations à réaliser, les candidats doivent obligatoirement venir assister à une séance de démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE objet du présent accord cadre. Cette démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE permettra d'exposer concrètement l'ensemble des opérations en direct. Cette visite sera aussi l'occasion d'appréhender les accès aux salles où les prestations vont se dérouler mais aussi la configuration et les branchements disponibles pour l'installation du mobilier et du matériel nécessaires par le prestataire. Cette séance donnera lieu par ailleurs à une visite de la classothèque afin de visualiser le volume . 2 visites programmées seront organisées en salle 104 de l'immeuble Solidarité - Vendredi 7 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum ; - Jeudi 13 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum . Plus aucune visite ne pourra être effectuée 10 jours ouvrés avant la date limite de réception des offres. Les candidats veilleront à prendre contact avec le chef de projet par courriel à j.papaix@gironde.fr pour préciser la date de visite retenue. Le montant maximum de cet accord-cadre à bons de commande est fixé à 750.000,00 euro(s) HT soit 900.000 euro(s) TTC. Le présent accord-cadre est conclu pour une durée ferme de 18 mois à compter de sa date de notification. Les délais d'exécution des prestations seront précisés dans chaque bon de commande : - Aménagement et installation du mobilier et matériels de numérisation dans la salle 104 et la salle annexe : 2 jours maximum ; - Étalonnage phase test 100 dossiers comprenant le traitement et la numérisation : 5 jours maximum ; - Prise en charge et préparation : traitement des dossiers de récolement hebdomadaire et dossiers d'évènements quotidiens permettant la prise en compte de la préparation (phases 4 et 5 du CCTP) : 52 semaines maximum . - Fin de la prestation/Déménagement et enlèvement du mobilier et matériels de numérisation : 2 jours maximum. La date prévisionnelle de commencement des prestations est estimée au premier trimestre 2025. Ce délai est celui de la durée d'engagement entre les parties et non celui de l'exécution des prestations. La durée et les délais d'exécution de chacun des postes de l'accord-cadre sont précisés dans le Bordereau des prix ainsi qu'a l'article 3 de l'acte d'engagement et à l'article 2 du CCAP